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«Un vantaggio per i nostri clienti e l’ambiente»

La digitalizzazione della gestione degli ordini semplifica il lavoro dei clienti di ISS Servizio Canalizzazioni: la trasparenza e la pianificabilità vengono migliorate, l'accesso alle informazioni facilitato e la qualità della consulenza può essere ulteriormente sviluppata. Intervista con le due responsabili di progetto Laura Donadini e Sabrina Stierli.

Laura Donadini, perché ISS Servizio Canalizzazioni ha automatizzato la gestione degli ordini?

DONADINI: Con orders@infra perseguiamo diversi obiettivi strategici: maggiore efficienza nell'elaborazione degli ordini attraverso processi standardizzati, trasparenza nella fatturazione e nella valutazione dei servizi e, infine, archiviazione sicura dei dati. Il sistema offre anche potenziale per ulteriori funzioni online, come la reporting dashboard o checklist speciali. Con questo passo vogliamo inoltre promuovere ulteriormente l'uso sostenibile delle risorse in azienda.

Laura Donadini

Laura Donadini lavora da maggio 2018 in qualità di Senior Business Engineer, Infrastructure Services presso ISS Svizzera. In qualità di ingegnere ambientale al Politecnico di Zurigo, è specializzata nei settori approvvigionamento e smaltimento delle acque, ingegneria di processo e sostenibilità ambientale. Inoltre ha un diploma in Business Management IBMI. Prima di entrare a far parte di ISS, Laura Donadini ha gestito progetti ambientali e idrici presso Alstom e General Electric.

Sabrina Stierli, ripercorrendo le varie fasi, quali sono state le principali sfide nell'implementazione del nuovo sistema?

STIERLI: Una delle maggiori sfide è stata l'integrazione di diversi settori aziendali, strutture regionali eterogenee, diverse lingue, un'ampia gamma di servizi, diversi segmenti di clienti nonché interfacce con altri sistemi operativi come l’ERP aziendale in un unico sistema uniforme. Inoltre dovevamo ottenere l'accettazione dei collaboratori per questa nuova soluzione. Per questo motivo abbiamo incluso alcune persone chiave a livello operativo nel team di progetto fin dall'inizio.

Sabrina Stierli

Sabrina Stierli, Responsabile di progetto, Infrastructure Services, ISS Svizzera, lavora presso ISS da agosto 2004. Oltre alla formazione commerciale presso ISS Servizio Canalizzazioni SA, ha conseguito la laurea in IT-ICT Power User SIZ e la certificazione di gestione dei progetti della Hermes Foundation ZHAW. La sua pluriennale esperienza e la sua ampia conoscenza del settore delle canalizzazioni, nonché della gestione dei progetti e delle tecnologie informatiche hanno contribuito in modo significativo al successo del progetto.

Cosa cambia concretamente con questa automazione?

DONADINI: Fino a poco tempo fa, per ogni incarico venivano creati diversi documenti. Grazie a orders@infra tutti i processi, dalla richiesta all'offerta, dalla disposizione, all'esecuzione, fino alla post-elaborazione e alla fatturazione sono collegati digitalmente in una sequenza logica e tutti i dati vengono inoltrati in ogni fase e memorizzati a livello centrale.

STIERLI: Non stampiamo più piani, foto e rapporti giornalieri su carta per informare i nostri collaboratori in prima linea. Tutte le informazioni sono inoltre disponibili sui loro tablet e possono registrare digitalmente il rapporto. Se durante l'esecuzione dell'incarico il collaboratore scopre che mancano dei documenti, glieli possiamo inviare subito. Il disponente vede, in qualsiasi momento, quando un incarico è iniziato e finito. Allo stesso modo, tutti i dettagli dell’incarico e le foto registrati in loco, possono essere richiamati online dai responsabili di progetto, entro pochi secondi dalla loro registrazione. Questo velocizza l'esecuzione degli ordini e la fatturazione. Infine, ma non meno importante, la digitalizzazione porta un beneficio all'ambiente riducendo il consumo di carta.

  • 200.000 fogli di carta risparmiati all'anno
  • 10.000 kg di emissioni di CO2-eq in meno ogni anno
  • 3.500 litri di diesel risparmiati

E quali sono i vantaggi per i clienti?

STIERLI: La digitalizzazione accorcia i processi amministrativi e ci sono meno errori. Nella maggior parte dei casi, il cliente riceve la fattura poco dopo l'esecuzione, quando tutte le informazioni sono ancora a disposizione delle parti coinvolte.

DONADINI: I clienti beneficiano della sicurezza dei dati. Inoltre, grazie alla cronologia degli ordini completamente memorizzata, migliora la qualità della consulenza e può essere ulteriormente sviluppata. Nella gestione di portafogli immobiliari possiamo elaborare piani pluriennali di manutenzione che ci consentono di pianificare in anticipo le capacità e di utilizzare al meglio i veicoli e il personale, migliorando la redditività. Inoltre un reporting dashboard offre in futuro ai clienti una maggiore trasparenza sui costi e sui servizi. Gli investimenti possono quindi essere pianificati meglio e preventivati.

Dashboard

Di cosa siete particolarmente orgogliose in questo progetto?

STIERLI: Per me e per tutto il team di progetto il go-live è stato un momento impressionante, in particolare quando abbiamo notato che tutto procedeva senza particolari intoppi. La digitalizzazione della gestione degli ordini, dall’offerta all’incarico e dalla disposizione alla fatturazione era ed è un progetto impegnativo ed ambizioso. Soprattutto i nostri collaboratori nel back office hanno dovuto affrontare importanti cambiamenti. La maggior parte di loro ha padroneggiato la situazione a pieni voti. Guardo al futuro con positività.

DONADINI: Eravamo consapevoli del fatto che, a causa dell'elevato livello di complessità e dei molteplici requisiti, difficilmente poteva essere implementata una soluzione pronta all'uso fin dall'inizio. Nonostante ostacoli inaspettati e alcuni turni di notte, abbiamo costantemente portato avanti il progetto e abbiamo creato un sistema ben funzionante. Continueremo ad impegnarci per migliorare ulteriormente orders@infra e per renderlo ancora più efficiente.